Procédures de cession et de location
d'un bien immeuble (villas, appartement, maison, magasin, champs) par
Vitrine Côte d'Ivoire (V.C.I)
Section I Procédure de cession
I) Prise en charge des biens à céder
La prise en charge sera caractérisée notamment par la mise à disposition des documents suivants :
- Copie du titre de propriété (acte de dation, décision d’adjudication…)
- Arrêté de concession provisoire
- Lettre d’attribution
- Plan de construction
- Rapport d’expertise
- Clés des locaux
- Contrat éventuel liant l’immeuble à des tiers
- Situation fiscale
Il devra être également communiqué la date d’acquisition, sa valeur
d’acquisition ainsi que le montant cumulé éventuel des amortissements
pratiqués.
II) Prix de cession
Tout bien immeuble à céder doit préalablement faire l’objet d’une
identification et d’une expertise si nécessaire. La valeur vénale fixée
par l’expert doit être considérée comme une référence pour la fixation
du prix définitif du bien à céder.
III) Information à la clientèle
Elle consistera non seulement à porter à la connaissance du public
l’existence du bien et sa mise en vente mais aussi à susciter les
demandes d’achat. Elle se fera par l’un des moyens suivants :
- Informations verbales par les agents V.C.I
- Affichage dans les locaux et services de la Direction de la V.C.I et auprès des notaires
- Annonces dans les journaux
- Appels d’offres
IV) Visite du bien à céder par la clientèle
Le client potentiel a toute latitude pour visiter les locaux. La visite sera guidée par un agent de V.C.I
V) Demande d’achat
Pour manifester son intention d’achat, le client potentiel adressera
une demande écrite au Gérant de la V.C.I. La demande doit spécifier la
nature du bien désiré, sa situation géographique et le prix offert.
VI) Cession
Le Gérant de V.C.I fera une note de présentation qui sera soumise
aux instances de décision : les actionnaires de V.C.I. Le bien sera
adjugé au demandeur qui aura fait la meilleure offre tant du point de
vue du montant proposé que de la durée de paiement. La décision
définitive de cession est arrêtée par Monsieur l’Administrateur Général
de V.C.I.
Toutefois la vente en matière immobilière doit être nécessairement
effectuée devant notaire ou constaté par celui-ci. Le choix du notaire
incombe à l’acquéreur qui en assumera les frais subséquents.
VII) Diligences
Une information relative à la cession est donnée :
-au service de la comptabilité afin de lui permettre de passer les écritures nécessaires
-au service juridique pour lui demander de faire les diligences pour la rédaction de l’acte de vente en faveur de l’acquéreur.
-à la Direction Générale des Impôts pour lui présenter son nouvel
interlocuteur. Cette note précisera le nom, l’adresse, de l’acquéreur
ainsi que les numéros du lot, îlot, titre foncier, ville, et quartier.
-au syndic des copropriétaires (s’il en existe)
Section II Procédure de location d’un bien immeuble
La procédure de location des immeubles appartenant et gérés par la société V.C.I est détaillée comme suit :
1) Détermination des loyers
Il est déterminé par une expertise interne et externe
2) Visite des locaux par le potentiel locataire
Cette visite sera guidée par un agent de la société
V.C.I. Toutefois, s’il existe un gardien surplace chargé de la
surveillance des locaux concernés, la visite peut être entreprise sans
que la présence d’un agent Vitrine Côte d’Ivoire soit exigée.Dans ce
cas, il sera remis au locataire potentiel, une note à l’attention du
gardien afin qu’il l’autorise à visiter les locaux.
3) Etat des lieux
Au cas où le locataire potentiel s’engage à prendre les locaux
visités en location, il sera dressé un état des lieux à louer
conformément au modèle établi ci-dessous, dûment signé par le
représentant de la société V.C.I et le locataire. Au cas où les locaux à
louer auront connu une détérioration, la Société Vitine Côte d’Ivoire
procédera à la remise en état des locaux avant de le louer.
a) Réalisation des travaux de remise en état
Ils seront réalisés par la section travaux de la société V.C.I ou
par une autre entreprise surtout si l’étendue des travaux à réaliser
n’exige pas une compétence particulière. Dans le second cas, les travaux
à effectuer feront l’objet d’un ou plusieurs devis (au minimum trois)
soumis par les entreprises intéressées à la réalisation des travaux.
b) Sélection des entreprises à effectuer les travaux de remise en état
La Direction de Vitrine Côte d’Ivoire sélectionnera l’entreprise
adjudicataire en tenant compte du rapport qualité /prix. Un bon de
commande dûment signé est établi par Vitrine Côte d’Ivoire pour
confirmer l’engagement pris par elle de payer des prestations
sollicitées (travaux de remise en état). En cas de besoin, une ou
plusieurs avances peuvent être consenties à l’entreprise chargée de
l’exécution des travaux.
c) Réception des travaux
A la fin, un procès verbal de réception des travaux est rédigé par
les deux parties pour confirmer la conformité de l’exécution de la
commande. La facture définitive accompagnée du procès verbal de
réception des travaux est transmise à la comptabilité pour paiement.
Dans le cas ou la Société Vitrine Côte d’Ivoire réalise elle-même les
travaux, les factures d’achat des fournitures et matériaux sont transmis
au fur et à mesure pour justifier l’utilisation des fonds mis à la
disposition du service.
4) Etablissement d’un contrat de bail
Un contrat de location en trois exemplaires
originaux (un exemple destiné au preneur, un au service des impôts, un
demeure dans les archives de la Société V.C.I est établi dès lors que
le preneur et la V.C.I ont convenu des conditions de location. Il peut
être sous seing privé (établi par la société V.C.I) ou à la forme
authentique (devant notaire).
Le contrat ainsi signé peut être enregistré par les services
compétents de la Direction des Impôts. Les frais de l’enregistrement et
des droits de timbre sont à la charge exclusive du preneur.
5) La Caution
A titre de provision pour la garantie de l’exécution
des clauses du contrat de bail, une caution représentant un nombre
entier de loyers est exigée avant la remise des clés au locataire. La
caution versée est comptabilisée dans un compte ouvert à cet effet.
6) Délivrance de l’attestation de location
En attendant l’enregistrement du contrat de bail, une attestation de
location en trois exemplaires est délivrée au preneur pour lui
permettre de conclure un abonnement auprès de la Société Distributrice
de l’eau, de l’électricité et du téléphone.
7) Remise des clés
Après signature du contrat de bail et du versement
de la caution et du premier loyer, les clés des locaux sont remises au
preneur. Cette remise fait l’objet d’un procès verbal signé par Vitrine
Côte d’Ivoire et le preneur.